Раздел I . Общая характеристика секретарской деятельности......8 Глава 1. Что должен знать и уметь секретарь......8 1.1. Цель секретарской деятельности. Основные функции......8 1.2. Основные задачи секретарской работы......12 1.3. Должностная инструкция секретаря......16 Глава 2. Организация работы офиса руководителя......19 2.1. Организация деятельности руководителя......19 2.2. Организация деятельности секретаря......22 2.3. Как с максимальной эффективностью использовать рабочее время......28 Глава 3. Рабочее место секретаря......31 3.1. Требования к организации рабочего места......31 3.2. Требования к оборудованию помещения и организации рабочего места......33 3.3. Режим труда и отдыха секретаря......38 3.4. Дополнительные средства оптимизации работы......40 3.4.1. Офисная служебная библиотека......40 3.4.2. Записные книжки
деловые календари
ежедневники......42 Глава 4. Организация профессионального отбора и трудоустройства секретаря......46 4.1. Общие принципы профессионального отбора......46 4.2. Документальное оформление трудоустройства......50 4.2.1. Заявление о приеме на работу......50 4.2.2. Анкета......51 4.2.3. Автобиография......53 4.3.4. Трудовой договор......54 Раздел II. Организация деятельности руководителя......59 Глава 5. Прием посетителей......59 5.1. Подготовка к приему посетителей......59 5.2. Во время приема......64 5.3. Незапланированные посетители......67 Глава 6. Организация совещания......70 6.1. Общие вопросы подготовки совещания......70 6.2. Подготовка секретаря к совещанию......74 6.3. Основные правила проведения......75 Глава 7. Организация приема-фуршета и бизнес-ланча......80 7.1. Подготовка и проведение фуршета......80 7.2. Особенности организации бизнес-ланча......89 Глава 8. Подготовка выступлений руководителя......94 8.1. Учет условий выступления......94 8.2. Предварительный вариант текста выступления......96 8.3. Окончательный вариант текста......100 Раздел III . Коммуникационное обеспечение деятельности......102 Глава 9. Личное общение секретаря......102 9.1. Взаимоотношения секретаря со своим профессиональным окружением......102 9.2. Поддержание деловых отношений между секретарем и его коллегами......107 9.2.1. Агрессивный тип......107 9.2.2. «Циник»......109 9.2.3. «Притвора»......111 9.2.4. Высокомерный тип......113 9.2.5. Как быстро восстановить нарушенные взаимоотношения......115 Глава 10. Общение по телефону......117 10.1. Телефон как эффективное средство коммуникации......117 10.2. Телефонограммы......121 10.3. Основные правила делового общения по телефону......125 Глава 11. Переписка......131 11.1. Переписка как элемент деловой коммуникации.......131 11.2. Приемы рационализации......132 11.2.1. Подготовка экспресс-ответа......133 11.2.2. Использование писем-копий......133 11.2.3. Использование писем-маятников......134 11.2.4. Использование писем-образцов......135 11.2.5. Унификация текстов сообщений......135 11.2.6. Комбинированные методы экспресс-подготовки сообщений......136 11.2.7. Банк электронных бланков......136 11.2.8. Диктофон и программные средства распознавания речи......136 11.2.9. Самоограничения в процессе письменного общения......137 11.2.10. Совершенствование организации переписки......137 Глава 12. Интернет как эффективное средство деловой коммуникации......139 12.1. Поиск информации в Интернете......140 12.2. Распространение информации в Интернете......144 12.3. Использование электронной почты......146 Раздел IV . Информационное обеспечение деятельности руководителя......148 Глава 13. Документооборот......148 13.1. Традиционный и электронный документооборот......148 13.2. Основные компоненты......152 13.2.1. Внутренние документы......152 13.2.2. Входящие документы......154 13.2.3. Исходящие документы......157 Глава 14. Порядок работы с входящими документами......160 14.1. Получение......160 14.2. Регистрация......161 14.3. Порядок рассмотрения......162 14.4. Вынесение резолюций......163 Глава 15. Работа с исходящими и внутренними документами......166 15.1. Общий порядок работы должностных лиц предприятия......166 15.2. Сроки исполнения......168 15.3. Получение документов на исполнение......169 15.3.1. Передача секретарем документов на исполнение......169 15.3.2. Разработка проекта документа......171 15.3.3. Порядок согласования......171 15.3.4. Корректировка содержания по результатам согласования......173 15.3.5. Оформление документа......174 15.4. Действия должностных лиц после получения подписанного (утвержденного) документа......174 15.5. Подготовка исполненных документов к отправке......175 Глава 16. Текущее хранение документов. Списание и уничтожение документов......178 16.1. Организация текущего хранения......178 16.2. Порядок уничтожения и списания документов
снятых с текущего хранения......181 Раздел V . Правила разработки деловых документов......184 Глава 17. Требования к содержанию
структуре
оформлению и стилю изложения......184 17.1. Реквизиты документов
их краткая характеристика......184 17.2. Требования к бланкам......195 17.3. Оформление
содержание и структура текста......200 17.4. Оформление числовых величин......202 17.5. Оформление таблиц......203 17.6. Оформление формул......209 17.7. Структура отдельных видов документов......211 17.8. Составление текстов деловых документов......213 17.9. Использование сокращений
официальных наименований и перечислений......215 17.10. Подготовка приложений. Оформление расчета рассылки деловых документов......217 17.11. Стиль изложения......218 17.12. Классификация деловых документов......222 Глава 18. Порядок подготовки деловых писем......229 18.1. Классификация деловых писем......229 18.2. Правила подготовки......231 18.3. Структура типового письма......234 18.3.1. Общие рекомендации......234 18.3.2. Подготовка содержания......237 18.3.3. Оформление даты и места......238 18.3.4. Оформление наименования и адреса получателя......239 18.3.5. Оформление вступительного обращения......240 18.3.6. Оформление указания на общее содержание письма......241 18.3.7. Оформление основного текста......241 18.3.8. Оформление заключительной формулы вежливости......243 18.3.9. Оформление подписи отправителя......243 18.3.10. Оформление ссылки на приложение......244 18.3.11. Оформление постскриптума......244 18.3.12. Оформление сведений об исполнителе......245 Глава 19. Порядок подготовки других деловых документов......246 19.1. Приказ......246 19.2. Служебная записка......251 19.3. Выписки из документов......254 19.4. Копии с документов......255 19.5. Доверенности......256 19.6. Порядок подготовки и выдачи справок......259 Глава 20. Порядок обращения с конфиденциальными документами......262 20.1. Конфиденциальные документы......262 20.2. Меры по обеспечению сохранности......263 Приложения......266 Список литературы......318