Предлагаемое практическое пособие рассчитано на начинающих свою практическую деятельность секретарей организаций малых и средних форм бизнеса. В книге большое внимание уделяется вопросам секретарского обслуживания работы руководителя организации, изложению требований к оформлению служебной документации, ее регистрации, учету текущему и архивному хранению. Приводятся макеты и образцы основных видов документов. Значительное место в книге отведено освещению требований к деловым и личностным качествам секретаря, его профессиональной этике, деловому этикету в общении с посетителями и сотрудниками организации. На основе действующей нормативно-правовой документации освещаются должностные обязанности секретаря, вопросы технического оснащения его рабочего места. Книга может быть полезной слушателям курсов секретарей, студентам колледжей и вузов, изучающим вопросы документационного обеспечения управления, и всем тем, кто по роду своей деятельности сталкивается с разработкой и оформлением служебной документации.

1. Секретарь - первый помощник руководителя
1.1. Место секретаря в системе управления
организацией
1.2. Деловые и личностные качества секретаря
1.3. Должностные обязанности секретаря
1.4. Организация рабочего места секретаря
1.5. Рабочий архив секретаря
2. Словарь-минимум терминов документационного
обеспечения управления и архивного дела
3. Документирование управленческой
деятельности. Исходные понятия
3.1. Понятие системы документационного
обеспечения управления
3.2. Классификация документированной
информации
3.3. Нормативно-правовое обеспечение работы с
документами
4. Общие нормы и правила оформления документов
4.1. Размеры бумаги, применяемой в оформлении
документов
4.2. Размеры полей служебных документов
4.3. Нумерация страниц
4.4. Написание дат и периодов времени
4.5. Общепринятые сокращения
4.6. Оформление в документах цифровой
информации
4.7. Единицы измерения
4.8. Оформление таблиц
4.9. Оформление некоторых знаков препинания и
символов
4.10. Оформление названий документов органов
власти
5. Организационно-распорядительная
документация: понятие, классификация, состав
реквизитов, бланки документов
5.1. Понятие и классификация ОРД.
Состав и схемы расположения реквизитов
5.2. Бланки документов и их виды
6. Оформление организационно-правовых
документов
6.1. Устав организации
6.2. Штатное расписание
6.3. Оформление положений
6.4. Должностная инструкция
6.5. Табель форм документов, применяемых в
организации
7. Оформление приказов и других
распорядительных документов
7.1. Подготовка, оформление и реквизиты приказа
7.2. Оформление распоряжения
7.3. Оформление указания
7.4. Оформление постановлений
7.5. Оформление решения
8. Оформление служебных писем и другой
информационно-справочной документации
8.1. Понятие, реквизиты и структура служебного
письма
8.2. Язык и стиль служебного письма
8.3. Этикет в служебной переписке
8.4. Образцы и примеры оформления служебных
писем
8.5. Оформление документов, пересылаемых
техническими средствами
8.6. Оформление акта
8.7. Оформление протокола
8.8. Оформление докладной, служебной
и объяснительной записок
9. Оформление корреспонденции в англоязычных
странах
9.1. Структура формуляра и состав реквизитов
служебного письма
9.2. Требования к оформлению реквизитов
10. Оформление документов по трудовым
правоотношениям
10.1. Первичная учетная документация по личному
составу
10.2. Оформление приказа (распоряжения) о приеме
на работу
10.3. Документирование процесса увольнения
(расторжения трудового договора)
11. Документооборот и формы его организации
11.1. Организация документооборота
11.2. Индексация документов
11.3. Работа с конфиденциальными документами
11.4. Контроль исполнения документов
11.5. Организация справочно-информационной
работы
12. Составление номенклатур и текущее хранение
дел
12.1. Составление номенклатуры дел
12.2. Формирование и текущее хранение дел
12.3. Оперативное хранение документов
13. Подготовка дел к передаче документов на
архивное хранение
13.1. Экспертиза ценности документов
13.2. Оформление дел и передача их на хранение в
архив организации
13.3. Передача документов на государственное
хранение
14. Этика труда секретаря
14.1. Требования к внешнему виду
14.2. Культура делового общения
14.3. Основные требования по ведению
телефонных переговоров
14.4. Задачи секретаря по подготовке совещаний
14.5. Подготовка командировок руководителя
14.6. Роль секретаря в организации приема
посетителей
Приложения
Приложение 1
Тест для самооценки деловых и личных качеств
секретаря (тест для общей оценки характера)
Приложение 2
Должностная инструкция секретаря
Приложение 3
Размещение реквизитов ОРД
при угловом варианте оформления бланка
Приложение 4
Примеры текстов реальных служебных писем
Приложение 5
Должностная инструкция архивариуса
Литература